Rozwiązania dla firm usługowych i biur
Pomagamy firmom usługowym uporządkować codzienne IT oraz narzędzia, od których zależy obsługa klientów i praca zespołu — od komputerów, kont, poczty i sieci po aplikacje, automatyzacje i rozwiązania AI.
Zaczynamy od problemu, który dziś zabiera czas albo utrudnia pracę. Dopiero potem dobieramy zakres: jednorazową pomoc, stałą opiekę IT, rozwiązanie cyfrowe lub automatyzację.
Codzienna praca firmy
W firmach usługowych większość pracy przechodzi przez komputery, pocztę, kalendarze, dokumenty, komunikatory, CRM-y i inne aplikacje. Gdy jeden element zawodzi, problem szybko trafia do osoby, która powinna zajmować się klientem lub zarządzaniem.
Drugim źródłem kosztu jest ręczna praca pomiędzy narzędziami — przepisywanie danych, przygotowywanie podobnych dokumentów, szukanie informacji i przekazywanie statusów.
Ktoś nie może się zalogować, poczta nie synchronizuje się, drukarka przestaje działać albo komputer wymaga interwencji.
Efekt: pracownik szuka pomocy zamiast obsługiwać klienta lub realizować zadanie.
Komputer, konto, poczta, kalendarz, foldery, CRM i inne aplikacje są przygotowywane osobno, często bez jednej checklisty.
Efekt: pierwszy dzień pracy zależy od dostępności kilku osób i łatwo pominąć potrzebny element.
Żeby odpowiedzieć na proste pytanie, pracownik otwiera kilka aplikacji i sprawdza historię w różnych miejscach.
Efekt: część czasu pracy znika na wyszukiwanie i porównywanie informacji.
Klient pisze e-mail, wysyła formularz, załącznik albo kontaktuje się inną drogą, a dane trzeba ręcznie przenieść do właściwego procesu.
Efekt: łatwiej o opóźnienie, brak informacji albo powtarzanie tych samych czynności.
Pracownicy wielokrotnie kopiują dane do podobnych dokumentów i wiadomości.
Efekt: prosty proces administracyjny zabiera czas osobom, które powinny pracować z klientami.
Procedury, ustalenia i odpowiedzi na częste pytania znajdują się w dokumentach, wiadomościach lub pamięci bardziej doświadczonych osób.
Efekt: nowe osoby wdrażają się wolniej, a zespół wielokrotnie odpowiada na te same pytania.
Nie każda firma usługowa potrzebuje rozbudowanego systemu. Często pierwszy krok to uporządkowanie stanowisk, kont i wsparcia zespołu.
Jeżeli największy problem znajduje się w przepływie danych lub powtarzalnej pracy, możemy przeanalizować narzędzie cyfrowe albo automatyzację.
Sprawne środowisko do pracy z klientami
Pomagamy zespołowi w bieżących problemach technicznych i stopniowo porządkujemy podstawowe środowisko pracy.
Możemy pomóc w obszarach takich jak:
Narzędzia wokół konkretnego procesu
Jeśli obecny CRM, arkusz lub gotowa aplikacja nie pokrywa całego workflow, można stworzyć brakujący panel, formularz albo niewielką aplikację.
Przykładowe możliwości:
Mniej ręcznych operacji w obsłudze firmy
Jeżeli proces powtarza się według określonego schematu, sprawdzamy, które kroki można wykonać automatycznie.
Przykładowe możliwości:
Przykładowe scenariusze
Firmy usługowe różnią się sposobem pracy i narzędziami. Poniższe przykłady pokazują rodzaje problemów, które możemy wspólnie przeanalizować — nie są gotowymi pakietami ani opisami wykonanych wdrożeń.
Przed rozpoczęciem pracy trzeba przygotować komputer, konto, pocztę, kalendarz, drukarkę, foldery i dostęp do używanych aplikacji.
Bez jednego standardu każdy onboarding wymaga ponownego ustalania tych samych rzeczy.
Tworzymy checklistę stanowiska i dostępów dopasowaną do roli. Ten sam proces można wykorzystywać przy kolejnych pracownikach i podczas offboardingu.
Bardziej przewidywalny start nowej osoby i mniej czasu managera poświęconego na kompletowanie narzędzi.
Wiadomość zawiera dane klienta i opis potrzeby, ale pracownik musi utworzyć rekord w CRM, przypisać osobę i ręcznie przekazać informacje dalej.
Ten sam zestaw czynności powtarza się przy kolejnych zapytaniach.
Po analizie można automatycznie tworzyć lub aktualizować rekord, przypisywać kategorię i uruchamiać kolejny krok workflow, jeżeli używane narzędzia pozwalają na integrację.
Mniej ręcznego przepisywania danych i bardziej uporządkowany początek procesu obsługi.
Pracownik musi otworzyć kilka narzędzi, żeby sprawdzić ostatni kontakt, status zlecenia i potrzebne dokumenty.
Każdy system pokazuje tylko fragment obrazu.
Jeżeli źródła danych na to pozwalają, można przygotować wewnętrzny panel pokazujący wybrane informacje w jednym interfejsie bez zastępowania całego CRM lub ERP.
Mniej przełączania pomiędzy aplikacjami i szybszy dostęp do informacji potrzebnych do obsługi klienta.
Pracownik kopiuje dane z formularza, CRM albo arkusza do podobnego dokumentu, wiadomości lub podsumowania.
Zmieniają się dane, ale struktura procesu pozostaje podobna.
Można przygotować workflow, który pobiera uzgodnione dane i na ich podstawie tworzy szablon dokumentu, powiadomienie albo zestawienie do dalszej weryfikacji.
Mniej czasu na mechaniczne kopiowanie danych i bardziej powtarzalny format dokumentów.
Instrukcje, standardy obsługi i odpowiedzi na typowe pytania znajdują się w kilku dokumentach albo folderach.
Pracownicy pytają bardziej doświadczone osoby, nawet gdy odpowiedź jest już zapisana.
Po uporządkowaniu materiałów można rozważyć wewnętrznego asystenta wiedzy pracującego na zatwierdzonych dokumentach i wskazującego źródła odpowiedzi.
Szybsze odnajdywanie informacji oraz lepsze wykorzystanie wiedzy, która już istnieje w firmie.
Pracownicy zgłaszają problemy właścicielowi, managerowi albo osobie, która akurat zna się trochę lepiej na komputerach.
Brakuje jednego sposobu zgłoszeń i odpowiedzialności za bieżące IT.
Firma otrzymuje ustalony sposób zgłaszania problemów oraz partnera odpowiedzialnego za uzgodniony zakres środowiska i wsparcie użytkowników.
Mniej przypadkowego rozwiązywania problemów i mniejsze angażowanie osób biznesowych w codzienne IT.
Rozwój krok po kroku
Komputery, konta, dostęp, podstawowa infrastruktura, backup i bieżące wsparcie działają według ustalonych zasad.
Firma wie, gdzie znajdują się informacje, kto posiada dostęp i jak przebiegają najważniejsze procesy.
Jeżeli gotowe systemy pozostawiają lukę w procesie, można stworzyć brakujące narzędzie lub interfejs.
Powtarzalne operacje i wymiana informacji pomiędzy narzędziami mogą zostać częściowo wykonywane automatycznie.
Tam, gdzie proces wymaga pracy z dokumentami, językiem lub dużą ilością nieustrukturyzowanych informacji, można rozważyć zastosowanie AI.
Zakres wsparcia
Łączymy wsparcie użytkowników i podstawowego środowiska IT z rozwiązaniami cyfrowymi, które mogą usprawnić obsługę klientów, dokumentów i informacji.
Nie każda usługa wymaga fizycznej obecności. Dlatego rozdzielamy trzy poziomy działania:
Lokalnie
Regionalnie
Zdalnie
Stałe lub doraźne wsparcie pracowników, stanowisk, kont, poczty i podstawowego środowiska pracy.
Zewnętrzny partner IT dla firmy bez własnego działu albo jako dodatkowe wsparcie obecnego zespołu.
Przygotowanie nowych stanowisk, kont i dostępu do narzędzi używanych w firmie.
Formularze, portale, panele i aplikacje wspierające konkretny proces biznesowy.
Łączenie narzędzi i ograniczanie ręcznego przepisywania danych oraz powtarzalnych czynności.
Praca z wiedzą, dokumentami i informacjami tam, gdzie klasyczne reguły nie wystarczają.
Tak. To jeden z podstawowych modeli współpracy. Możemy odpowiadać za uzgodniony zakres bieżącego wsparcia i stopniowo porządkować środowisko bez konieczności budowania własnego działu IT.
Tak. Możemy przejąć tylko konkretny obszar, projekt albo zadania wymagające dodatkowych kompetencji. Zakres odpowiedzialności ustalamy przed rozpoczęciem prac.
Może być to możliwe, jeżeli wykorzystywany system udostępnia odpowiednie API, eksport danych albo inną bezpieczną metodę integracji.
Przed zaproponowaniem rozwiązania sprawdzamy możliwości techniczne konkretnego narzędzia i zakres danych.
Tak. Dobrze zdefiniowany, powtarzalny proces jest często najlepszym miejscem do rozpoczęcia. Pozwala sprawdzić rozwiązanie na małym zakresie przed decyzją o dalszym rozwoju.
Możemy pomóc w konfiguracji poczty, kont, uwierzytelniania i współdzielonych zasobów w uzgodnionym zakresie. Przy migracjach lub bardziej złożonych zmianach najpierw ustalamy środowisko i liczbę użytkowników.
Tak. Wiele problemów użytkowników można rozpocząć zdalnie. Zadania wymagające pracy przy sprzęcie, stanowisku albo lokalnej sieci realizujemy na miejscu po uzgodnieniu lokalizacji i zakresu.
Rozwiązania dla firm usługowych i biur
Lokalnie
Regionalnie
Zdalnie