Rozwiązania dla biur rachunkowych
Pomagamy biurom rachunkowym uporządkować codzienne IT: stanowiska, konta, pocztę, dostęp do dokumentów, backup i wsparcie użytkowników. Gdy podstawowe środowisko działa stabilnie, możemy przeanalizować procesy dokumentowe, raportowanie i automatyzacje.
Nie zakładamy wymiany używanych systemów księgowych. Zaczynamy od konkretnego problemu i sprawdzamy, co można usprawnić wokół obecnego sposobu pracy biura.
Codzienna praca biura
Biuro rachunkowe pracuje jednocześnie na danych wielu klientów, specjalistycznych aplikacjach, dokumentach, poczcie i terminach. Nawet drobny problem techniczny szybko wpływa na pracę całego zespołu.
Największe ryzyko często nie wynika z jednego systemu, ale z wielu zależności: stanowisk, kont, dostępów, backupu, plików i ręcznych kroków pomiędzy narzędziami.
Komputer, poczta, dostęp do plików albo aplikacji przestają działać wtedy, gdy zespół pracuje nad terminowym zadaniem.
Efekt: zamiast obsługiwać klientów, pracownicy i właściciel szukają sposobu na przywrócenie pracy.
Kopie danych mogą działać automatycznie, ale zakres, aktualność albo procedura odtworzenia nie zawsze są regularnie sprawdzane.
Efekt: trudno ocenić, czy po awarii uda się szybko wrócić do pracy na potrzebnych danych.
Nowi pracownicy potrzebują kont, poczty, aplikacji i dostępu do odpowiednich zasobów, a przy odejściu pracownika trzeba te dostępy uporządkować.
Efekt: bez standardu łatwo o pominięty dostęp, zbędne konto albo zależność od wiedzy jednej osoby.
Załączniki, pliki, wiadomości i dane trafiają przez pocztę, współdzielone foldery, formularze lub inne narzędzia.
Efekt: część pracy zespołu polega na pobieraniu, nazywaniu, przenoszeniu i porządkowaniu dokumentów.
Pracownik musi dotrzeć do potrzebnych danych i aplikacji również poza biurem, bez przypadkowych obejść i współdzielenia dostępów.
Efekt: źle uporządkowany dostęp utrudnia pracę i zwiększa ryzyko niepotrzebnego udostępnienia danych.
Informacje są przepisywane między wiadomościami, arkuszami, aplikacjami i raportami według podobnego schematu.
Efekt: czas specjalistów jest zużywany na mechaniczne kroki zamiast na pracę wymagającą wiedzy księgowej.
Nie każde biuro potrzebuje nowego systemu. Czasem największą wartość daje uporządkowanie stanowisk, dostępów i backupu. W innym przypadku problem znajduje się w przepływie dokumentów lub ręcznej pracy pomiędzy narzędziami.
Dlatego zaczynamy od problemu i obecnego środowiska, a dopiero później dobieramy rozwiązanie.
Stabilna codzienna praca zespołu
Pomagamy utrzymać uporządkowane środowisko, od którego zależy praca księgowych i administracji.
Możemy pomóc w obszarach takich jak:
Gdy dokumenty i informacje nie mieszczą się w jednym procesie
Jeżeli gotowe aplikacje pozostawiają lukę pomiędzy klientem, dokumentem i pracą zespołu, można zbudować niewielkie narzędzie wspierające konkretny etap.
Przykładowe możliwości:
Mniej ręcznej pracy z dokumentami i informacją
Jeśli proces powtarza się według określonego schematu, sprawdzamy, które kroki można wykonać automatycznie bez zmiany całego środowiska.
Przykładowe możliwości:
Przykładowe scenariusze
Każde biuro korzysta z innego zestawu programów, dokumentów i procedur. Poniższe przykłady pokazują rodzaje problemów, które możemy przeanalizować — nie są gotowymi pakietami ani opisami wykonanych wdrożeń.
Przed pierwszym dniem trzeba przygotować komputer, pocztę, dostęp do plików, drukarki i aplikacji używanych w biurze.
Jeżeli każdy onboarding wygląda inaczej, łatwo pominąć jeden z elementów albo nadać zbyt szeroki dostęp.
Tworzymy standard przygotowania stanowiska i checklistę kont oraz dostępów. Ten sam model można wykorzystać przy kolejnych pracownikach oraz podczas offboardingu.
Bardziej przewidywalny onboarding i mniejsze ryzyko pominięcia potrzebnego konta lub uprawnienia.
Biuro posiada kopię danych, ale nie ma pewności, czy obejmuje wszystkie potrzebne zasoby i czy dane można sprawnie odtworzyć.
Sam komunikat o wykonanej kopii nie odpowiada na pytanie, jak wygląda powrót do pracy po awarii.
Ustalamy, które dane i urządzenia są krytyczne, sprawdzamy obecny sposób wykonywania kopii i w uzgodnionym zakresie weryfikujemy proces odtworzenia.
Lepsza wiedza o rzeczywistym stanie backupu i bardziej uporządkowany plan działania na wypadek awarii.
Załączniki i dane przychodzą przez pocztę, foldery, formularze albo inne narzędzia, a pracownik ręcznie zapisuje je we właściwym miejscu i przekazuje dalej.
Przy większej liczbie klientów ten sam zestaw czynności powtarza się wiele razy.
Po analizie procesu można automatycznie rozpoznawać wybrane wiadomości, pobierać załączniki, nazywać lub klasyfikować dokumenty i przekazywać je do kolejnego etapu.
Mniej ręcznego przenoszenia plików i bardziej powtarzalny sposób obsługi dokumentów.
Biuro korzysta z programu księgowego i KSeF, ale pojawiają się pytania o konfigurację stanowisk, uprawnienia, certyfikaty albo sposób przepływu danych.
Problem może dotyczyć kilku warstw jednocześnie: konta użytkownika, aplikacji, dostępu lub integracji.
Najpierw ustalamy, gdzie faktycznie znajduje się problem techniczny. W uzgodnionym zakresie możemy pomóc w konfiguracji środowiska, dostępów oraz integracji, jeśli używany system udostępnia odpowiednie możliwości.
Bardziej uporządkowane środowisko techniczne wokół procesu i mniej przypadkowych działań przy każdej zmianie dostępu lub konfiguracji.
Manager lub właściciel regularnie zbiera dane z kilku systemów, arkuszy albo eksportów i ręcznie składa z nich raport.
Proces powtarza się w podobny sposób przy każdym kolejnym zestawieniu.
Jeżeli źródła danych na to pozwalają, można przygotować automatyczny przepływ informacji, dashboard albo cykliczne zestawienie oparte na uzgodnionych danych.
Mniej czasu potrzebnego na przygotowanie danych i prostszy dostęp do aktualnego obrazu wybranego procesu.
Instrukcje, procedury, checklisty i informacje organizacyjne istnieją, ale znalezienie właściwego fragmentu wymaga wiedzy, gdzie go szukać.
Nowa osoba często musi pytać bardziej doświadczonych pracowników o te same kwestie.
Można uporządkować bazę materiałów i rozważyć asystenta wiedzy pracującego na zatwierdzonych dokumentach, z kontrolą dostępu oraz wskazywaniem źródeł odpowiedzi.
Szybsze odnajdywanie informacji i mniejsze uzależnienie od wiedzy przechowywanej wyłącznie przez pojedyncze osoby.
Rozwój krok po kroku
Komputery, konta, dostęp, podstawowa infrastruktura, backup i bieżące wsparcie działają według ustalonych zasad.
Firma wie, gdzie znajdują się informacje, kto posiada dostęp i jak przebiegają najważniejsze procesy.
Jeżeli gotowe systemy pozostawiają lukę w procesie, można stworzyć brakujące narzędzie lub interfejs.
Powtarzalne operacje i wymiana informacji pomiędzy narzędziami mogą zostać częściowo wykonywane automatycznie.
Tam, gdzie proces wymaga pracy z dokumentami, językiem lub dużą ilością nieustrukturyzowanych informacji, można rozważyć zastosowanie AI.
Zakres wsparcia
Łączymy bieżącą obsługę środowiska IT z rozwiązaniami cyfrowymi i usprawnieniami procesów, które mogą odciążyć zespół od problemów technicznych oraz powtarzalnej pracy z informacją.
Nie każda usługa wymaga fizycznej obecności. Dlatego rozdzielamy trzy poziomy działania:
Lokalnie
Regionalnie
Zdalnie
Bieżące wsparcie użytkowników, stanowisk, poczty, dostępu i podstawowego środowiska IT.
Stały zewnętrzny partner dla biura, które nie chce samodzielnie koordynować codziennych problemów IT.
Przygotowanie komputera, kont, poczty, drukarek i podstawowych zabezpieczeń dla nowej osoby.
Uporządkowanie podstawowej sieci firmowej i dostępu zdalnego do uzgodnionych zasobów.
Ograniczanie ręcznych kroków w obiegu dokumentów, danych, powiadomień i zestawień.
Wsparcie pracy z dokumentami i wiedzą tam, gdzie proste reguły automatyzacji nie wystarczają.
Możemy pomóc po rozpoznaniu konkretnej konfiguracji i problemu technicznego — na przykład stanowiska, dostępu, sieci, konta, backupu albo integracji.
Jeżeli rozwiązanie wymaga działania producenta lub dostawcy programu, ustalamy podział odpowiedzialności i współpracujemy z nim w uzgodnionym zakresie.
Tak. Najpierw ustalamy, jakie dane i zasoby są krytyczne, a następnie sprawdzamy obecny sposób wykonywania kopii. Zakres weryfikacji i ewentualnego testu odtworzenia ustalamy przed rozpoczęciem prac.
Tak. Możemy uporządkować konta, uwierzytelnianie i dostęp zdalny do uzgodnionych zasobów, wykorzystując rozwiązania dopasowane do obecnego środowiska biura.
Tak, jeżeli problem dotyczy technicznej konfiguracji, dostępów, uprawnień albo integracji z używanym programem i istnieje bezpieczna możliwość jej wykonania.
Nie traktujemy KSeF jako osobnego dużego projektu, jeśli wystarczy rozwiązać konkretny problem techniczny.
Tak. Możemy rozpocząć od audytu, pojedynczego wdrożenia albo pomocy przy konkretnym problemie. Stała obsługa IT jest jednym z możliwych kolejnych kroków, jeśli okaże się uzasadniona.
Tak. Zakres może obejmować tylko wybrane elementy środowiska lub konkretny projekt. Przed startem ustalamy odpowiedzialności, aby uniknąć sytuacji, w której kilka stron jednocześnie próbuje rozwiązać ten sam problem.
Rozwiązania dla biur rachunkowych
Lokalnie
Regionalnie
Zdalnie